Antes de automatizar, dibuja el proceso.

Automatizar una tarea empieza por describirla. Un esquema sencillo puede ayudarnos a descubrir pasos duplicados, decisiones que nadie ha documentado o información que llega demasiado tarde.

1. ¿Qué pone en marcha el trabajo?

Identifica el inicio: un pedido, un correo, una fecha o una solicitud. Anota qué información debe existir en ese momento.

2. ¿Quién hace cada paso?

Escribe las tareas en orden y asigna un responsable a cada una. Incluye las revisiones y las esperas, no solo las acciones dentro del ERP.

3. ¿Dónde se toman decisiones?

Una aprobación o una comprobación de datos puede cambiar el recorrido. Documenta la regla y quién resuelve los casos que no encajan.

4. ¿Qué ocurre cuando algo falla?

Piensa en un dato ausente, un documento repetido o una respuesta que no llega. Define cómo se detecta el problema y quién debe actuar.

5. ¿Cómo sabrás que has mejorado?

Elige una medida que tenga sentido: tiempo dedicado, correcciones necesarias o tareas pendientes. Registra una referencia antes de cambiar el proceso.

Una plantilla para empezar

Paso	Responsable	Información necesaria	Resultado
Recibir la solicitud	Por definir	Datos de la petición	Solicitud registrada
Revisar	Por definir	Solicitud completa	Aprobación o corrección
Ejecutar y cerrar	Por definir	Solicitud aprobada	Resultado confirmado

Completa este esquema con un caso real. Después podrás decidir qué parte merece automatizarse y cuál necesita primero una regla más clara.